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As empresas implantam programas de redução de custos de duas formas: espontânea e compulsória.

A redução de custos espontânea é buscada antes de qualquer sinal de crise atingir a empresa. Ela visa manter ou conseguir uma vantagem competitiva. Seus efeitos são tipicamente expansionistas e, em geral, não sofre restrições por parte dos colaboradores.

Já a redução de custos compulsória tem características opostas à redução espontânea. Geralmente é implantada diante de crise financeira e seu objetivo é a sobrevivência da empresa. Está baseada no corte de custos e uma vez que áreas vitais para a geração de receita podem ser atingidas, a eficácia dessa forma de redução de custos é incerta.

Segundo Michael Porter, uma empresa pode conseguir vantagem competitiva sustentável por meio de custos ou de diferenciação. Ele ressalta que mesmo quando a opção da empresa é pela diferenciação, os custos não podem ser esquecidos.

Interessante notar que no Brasil há vários casos emblemáticos de empresas diferenciadoras, antes líderes em seus mercados , e que nos últimos anos têm experimentado resultados desapontadores. Sintomaticamente, essas empresas vêm perdendo mercado para concorrentes focados no custo.

A metáfora criada por Edmar Bacha, segundo a qual o Brasil teria os contornos de uma imaginária Belíndia (uma parte pequena e rica seria semelhante à Bélgica e a outra, grande e pobre, parecida com a Índia), ajuda a entender a importância de uma empresa ser competitiva em termos de custo em nosso país.

No Brasil, os anos de inflação alta e o fechamento da economia por muito tempo, foram os principais causadores da pouca atenção que as empresas dispensavam aos custos. Com frequência, encontrávamos empresas numa situação surrealista: não tinham custos competitivos nem eram diferenciadoras.

Mesmo em nível internacional, o custo tem sido um fator fundamental para as empresas. É sabido que a pujança da Wall Mart está fortemente enraizada em reduzidos custos de pessoal e de aquisição junto a fornecedores. AMD e AIRBUS são outros exemplos de como o custo pode mudar a face de um setor empresarial.

Supondo que a empresa tenha se conscientizado da importância de ter competitividade em custos, como atingir essa meta? Este é um dos grandes desafios estratégicos para qualquer organização. É uma missão maior para seus administradores.

Várias podem ser as opções para obtenção de competitividade em custos. Determinadas opções, entretanto, estão presentes em todo processo de redução de custos. As principais são:

1. Otimização da qualidade em todos os processos da empresa.

Qualidade ótima é aquela que atende às expectativas dos clientes ao menor custo. É um conceito bastante diferente de qualidade a custo mínimo ou qualidade máxima ao custo que for necessário. Abrange pessoas, processos, produtos e serviços. Em determinados setores empresariais, as empresas nunca serão encantadoras de clientes. Elas acreditam que tentar assegurar a satisfação total dos clientes seria economicamente inviável. Geralmente são empresas grandes, com uma grande carteira de clientes e com atuação predominante no setor de serviços. Costumam encabeçar a lista de queixas nos órgãos de defesa do consumidor. Entretanto, existe um nível mínimo de qualidade a ser oferecido sob pena de incorrerem em perdas marginais. O custo de recuperar um cliente insatisfeito é comprovadamente maior do que o custo de conquistá-lo.

2. Atenção ao custo global

Dada a inter-relação entre os vários tipos de custo de uma empresa, a meta a ser buscada, depois de atendidas determinadas restrições, deveria ser a minimização do custo total. Em algumas situações este procedimento é bem compreendido. Por exemplo, na escolha da localização de uma planta industrial são pesados, além das restrições qualitativas, os custos tributários, de logística, de pessoal etc. Naturalmente, a localização ótima será aquela que conduz ao menor custo total para a empresa. Em outros casos, entretanto, o custo total pode estar sendo ignorado. Por exemplo, devido a dificuldades financeiras, uma empresa pode optar pela compra de um equipamento mais barato sem considerar sua vida útil e os custos operacionais envolvidos. O custo final poderá ser bem mais elevado do que outra opção de investimento inicial maior.

3. Compreensão da relação entre custo, preço e receita.
O custo influi na decisão de vender a determinado preço e este afeta o volume vendido por meio da elasticidade-preço da procura. Consequentemente, a receita da empresa também é afetada. Quando a empresa reduz o custo de um produto ou serviço, também pode reduzir o preço de venda, aumentar a quantidade vendida e obter um acréscimo na receita líquida. O ponto ótimo de redução de custo é aquele onde a receita líquida para de crescer. Investimentos adicionais em redução de custos não trariam receita líquida adicional.
4. Aprimoramento da qualidade de dados e de informações de custo.

Esta opção exige coragem para rejeitar metodologias tradicionais - ineficazes para apuração e análise de custos - e capacidade para avaliar criticamente metodologias novas e aplaudidas. Em um número expressivo de empresas, os dados de custo são apresentados em relatórios burocráticos de utilidade questionável. Saber quanto custa realmente um produto ou serviço não é tarefa trivial.

5. Exploração de toda a potencialidade da Análise de Valor
A análise de valor, apesar de já ter mais de sessenta anos, ainda é a grande opção para redução de custos. Mesmo quando aparentemente não está sendo utilizada num determinado processo de redução de custos, a observação mais cuidadosa mostrará que a essência da análise de valor estará por trás da metodologia usada. A análise de valor fornece uma combinação insuperável de técnica e arte para lidar com problemas de custo elevado.
6. Crença de que todo custo é redutível
Uma das principais restrições ao processo de redução de custos é um argumento bastante conhecido: o custo está no limite, não há mais o que reduzir. Toda empresa que tenha enfrentado e vencido uma crise financeira sabe não há custo irredutível. O que muitas vezes acontece é que o objetivo de reduzir custos não é uma decisão firme. É apenas uma vaga intenção, um balão de ensaio. As fortes reações dos setores envolvidos (produção, vendas, administração etc.) se encarregarão de boicotar o frágil projeto de redução de custos.
Das seis opções citadas para redução de custos, as três primeiras são essencialmente processos de otimização. Significam identificar a melhor forma de conduzir tarefas ou processos. A quarta opção destaca a importância de saber corretamente quanto custa e porque custa. A quinta indica o caminho mais eficaz para fazer custar. A última opção ressalta a importância da determinação para o sucesso de um processo de redução de custos. Existe uma inter-relação em todas essas opções, o que torna o processo de redução de custos ainda mais desafiante, mas certamente compensador.
MEDIDAS PARA REDUÇÃO DE CUSTOS
Um programa formal de redução de custos é a ferramenta clássica usada pelas empresas para obter competitividade em custos. Num programa típico de redução de custos são estabelecidas metas e responsabilidades.
Mesmo sem um programa de redução de custos oficialmente estabelecido, as empresas podem obter resultados expressivos com a adoção de medidas isoladas de redução de custos, como as listadas a seguir.
1. Buscar sugestões dos empregados
É uma opção barata para redução de custos e que costuma produzir resultados excelentes. Os melhores são obtidos quando os pedidos de sugestões são orientados para objetivos determinados (por exemplo, redução de consumo de água, energia elétrica, material de escritório etc.). Pode ser implantado com ou sem um sistema de premiação para as sugestões acolhidas.
2. Renegociar contratos
Esta medida baseia-se na utilização do poder de barganha de que dispõe o contratante. Quando bem conduzida, a renegociação de contratos pode trazer significativas reduções de custo.
3. Eliminar o custo financeiro das compras faturadas.
A concessão de prazo de pagamento aos clientes é uma prática universal, mas tem um custo financeiro embutido. Para eliminar esse custo, a organização compradora deve optar pelo pagamento à vista mediante a obtenção de um desconto no preço de compra. A taxa de desconto deve ser maior do que a taxa de juros das aplicações financeiras de renda fixa da compradora ou menor do que seu custo médio de captação.
4. Reduzir despesas financeiras
A forma mais eficiente de redução de despesas financeiras é a diminuição do estoque da dívida, o que obviamente só pode ser feito quando há suficiente geração de caixa. A substituição de dívidas mais caras (geralmente contratadas há mais tempo) por outras mais baratas é também uma forma de redução das despesas financeiras.
5. Aumentar o giro dos estoques
Vender mais rápido reduz a necessidade de capital de giro que por sua vez diminui os custos do financiamento do mesmo. Caso a empresa financie o capital de giro com recursos próprios, o aumento do giro dos estoques resultará em maior sobra de recursos financeiros para investimento no mercado financeiro ou na atividade fim.
6. Mudar o regime de tributação
Quando a empresa pode escolher o regime de tributação, a mudança do mesmo pode trazer economia fiscal. O caso mais comum é quando uma empresa tributada pelo sistema de lucro presumido sofre uma queda acentuada em sua rentabilidade. A troca para o regime de tributação pelo lucro real poderá propiciar redução do imposto de renda e contribuição social para as empresas e, em alguns casos, também poderá trazer redução na COFINS e no PIS. A mudança requer criterioso planejamento do resultado da empresa no ano para que possa ser estimado o valor da economia fiscal, considerando todos os tributos envolvidos.
7. Comprar com base no lote econômico de compra
Os modelos de lote econômico de compra visam determinar a quantidade de compra que conduz ao menor custo total de posse do estoque. Os modelos incluem variáveis como custo do dinheiro imobilizado em estoques, custo da elaboração de um pedido de compra etc. É um clássico processo de otimização – minimização do custo total de estocagem.
8. Explorar as vantagens dos contratos de compra
Para alguns produtos ou serviços, a chamada compra “spot” – compra avulsa – é antieconômica. Este princípio vale para serviços e produtos e pode ser adicionado ao modelo do lote econômico de compra.
9. Usar materiais alternativos
Esta medida é um dos pilares da Análise de Valor, o método de redução de custos mais aclamado em todo o mundo, há mais setenta anos. O princípio básico dessa medida é substituir um material em uso por outro de menor custo, mas que desempenhe a mesma função (valor) que o atual.
10. Eliminar desperdícios
Esta é a mais conhecida medida para redução de custos. Deve ser usada com rigor porque nem sempre os desperdícios são facilmente identificáveis. Alguns desperdícios críticos, como as perdas de material na etapa de corte dos mesmos (chapa, tecido, couro, papel etc.,) requerem o emprego de software especializado.
11. Aumentar a produtividade dos recursos humanos e físicos
O princípio básico dessa medida é a redução dos custos unitários. Assim, para um mesmo valor de gastos, busca-se obter um maior número de unidades de produtos ou serviços, reduzindo-se, assim, o respectivo custo unitário. Na essência, a medida busca eliminar a ociosidade dos recursos disponíveis.
12. Otimizar a rota de entrega
Para as organizações que incorrem em custo logístico, a otimização da rota de entrega, quando uma mesma viagem destina-se a atender a várias entregas ou coletas (venda ou compra), gera redução do custo de transporte. A filosofia básica da medida é identificar a rota mais curta que atenda a todos os pontos de entrega ou coleta, o que minimiza o custo de transporte.
13. Fazer a substituição ótima de equipamentos
As máquinas e equipamentos têm uma vida econômica que é o número de anos ideal para que valha a pena mantê-los em operação. Este procedimento significa trocar equipamentos na época certa, nem muito cedo nem muito tarde. Isto acontece quando o crescente custo operacional do equipamento (manutenção e outros) se iguala ao custo do capital investido no equipamento.
14. Implementar parcerias estratégicas
Parcerias ou associações estratégicas podem ser adotadas de modo a ganhar escala nas atividades de venda ou compra sem alterar o porte da empresa. O efeito será a redução de custos de compra, publicidade, serviços de apoio, etc.
15. Terceirizar atividades
Algumas atividades como transporte, limpeza, cópias, alimentação - para citar apenas algumas - podem ter seu custo reduzido caso sejam terceirizadas. Não há regra geral, cada caso requer uma análise específica e acurada.
16. Mudar a localização da empresa ou unidade operacional
Custos logísticos, de pessoal, tributários e outros podem ser reduzidos com a mudança da localização da empresa ou de unidades operacionais. Esta é a medida de maior envergadura para redução de custos já que requer rigoroso planejamento e realização de investimentos significativos.
Redução de custo das atividades de apoio
A redução de custo das atividades de apoio é geralmente, do ponto de vista de implementação, mais simples do que das atividades-fim.
O motivo dessa maior facilidade é que para as atividades de apoio, a redução de custo usa principalmente princípios e procedimentos, ao contrário das atividades-fim onde normalmente se faz necessário o uso de ferramentas mais complexas.
A seguir são comentados alguns princípios e procedimentos que apoiam a redução de custos nas atividades de apoio. Será mostrado também que esses princípios e procedimentos geralmente têm alguma ligação entre si.
1. Aumento da produtividade
A produtividade das atividades de apoio vista pelo aspecto monetário é a relação entre o valor atribuído aos serviços realizados e o custo dos recursos empregados. Quanto maior for essa relação, maior será a produtividade dos recursos humanos e materiais utilizados no apoio e menor será o custo unitário dos serviços por eles gerados.
Para aumentar a produtividade dos recursos humanos é preciso adotar a política certa de contratação de pessoal, complementada por programas de treinamento e de valorização.
A produtividade ótima deve ser buscada em lugar da produtividade máxima. Um exemplo de busca de produtividade máxima seria contratar pessoas com salários baixos para fazer o atendimento de clientes. É de se esperar uma queda na qualidade desse serviço, com posterior reflexo negativo nas vendas. A produtividade ótima seria obtida com a contração de pessoas com a remuneração adequada atrelada uma política de metas de qualidade no atendimento.
Para os recursos materiais, o aumento de sua produtividade passa pela redução ou eliminação da ociosidade de máquinas e equipamentos utilizados. Esses, quando plenamente utilizados, têm seu custo unitário de operação reduzidos e otimizados.
Para reduzir a ociosidade de máquinas e equipamentos, uma possibilidade pode ser a reconfiguração do processo de operação. Um bom exemplo é o uso de uma central de cópias em lugar de processos de cópia descentralizados pelos setores da empresa.
2. Princípio do custo mínimo total do processo
Em vários processos operacionais, apenas um item de custo costuma ser a parcela mais significativa do custo total e, por isso, chama mais a atenção.
Com frequência, a escolha em um processo de compra ou contratação é feita com base no custo desse item mais representativo. Entretanto, essa pode não ser a melhor decisão quando se consideram outros itens de custo que integram o processo.
É o caso do equipamento barato, mas que tem custo de manutenção elevado, ou baixo valor de revenda. Outro exemplo é um produto que tem um preço de aquisição reduzido, mas um custo de frete alto.
O princípio do custo mínimo do processo define que a escolha deve ser feita com base na soma dos custos de todos os elementos que integram esse processo.
A expressão popular, “o barato que sai caro” define bem o princípio de custo mínimo total do processo.
3. Padronização de recursos e procedimentos
A padronização de recursos e procedimentos tem um forte efeito redutor sobre os custos. Por exemplo, se o controle de compras é feito por meio de um sistema informatizado, mas também é auxiliado por planilhas, não temos a padronização recomendada e o custo desse processo fica mais elevado.
Outro exemplo é quando uma empresa usa várias marcas de impressora. A eficiência dos processos de contratação de manutenção e compra de sobressalentes fica comprometida, elevando os respectivos custos.
4. Simplificação dos processos
Nos processos operacionais das atividades de apoio, quase sempre há espaço para alguma simplificação, com ganhos de redução de custo.
Parte da complexidade de um processo decorre da introdução de controles, muitas vezes desnecessários e sem um robusto embasamento econômico. Todo controle precisa ter uma relação custo-benefício favorável.
A pergunta-chave a ser feita num processo é: ele pode ser simplificado, com redução de custo e sem sacrifício do seu objetivo? Ou ainda, algum objetivo pode ser eliminado, sem perda significativa para o processo?
5. Eliminação das falhas de comunicação
Falhas operacionais causam retrabalho e aumento do custo. Elas são causadas frequentemente por um processo de comunicação interna ineficaz.
Os principais processos das atividades de apoio envolvem diversas áreas da organização e estão apoiados num esquema de comunicação amplo.
Apesar da grande ajuda dos sistemas integrados (ERP’s), muita informação em um processo operacional requer interação humana pura para ser adequadamente transmitida.
Assim, se o financeiro depende de uma informação que não lhe foi passada em tempo pela área de compras, o processo de pagamento poderá ser prejudicado, com reflexo negativo sobre seu custo.
É sabido que mesmo em grandes organizações, com boas práticas de organização e planejamento, a comunicação num processo pode apresentar falhas, algumas vezes gritantes.
Sempre que os gargalos da comunicação interna em um processo forem removidos, seus custos serão reduzidos.
Fonte: Pesquisa na internet

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